İYS nedir? İleti Yönetim Sistemi

Onay (opt-in) tam olarak ne demek?

Onay, alıcının belirli bir göndericiden ticari ileti almayı kendi iradesiyle kabul etmesidir. Onay alıcıdan doğrudan alınır; internet sitesindeki form, çağrı merkezi görüşmesi veya alıcının kendi gönderdiği bir mesaj gibi kanallar kullanılabilir.

Burada belirleyici olan, onayın varlığı kadar ispatlanabilir olmasıdır. Onayın hangi kanaldan, hangi tarihte alındığının kaydı tutulmalıdır. “Listeyi bir yerden bulduk” cümlesinin mevzuatta karşılığı yoktur; hazır satın alınan listelerle yapılan gönderim, onaysız gönderim sayılır.

Ret (opt-out) süreci

Alıcı, ticari ileti almak istemediğinde ret verebilir ve ret kaydı İYS üzerinden göndericilere iletilir. Ret veren alıcıya, yeniden onay vermediği sürece ticari ileti gönderilemez. Bu, tek seferlik bir engel değildir; kalıcı bir tercihtir.

Ret hakkı iletişim tercihinin en net göstergesidir. Ret talebinin hızlı işlenmesi hem yasal bir yükümlülük hem de itibar meselesidir: ret veren alıcıya gönderim yapılmaya devam edilmesi, alıcının markaya bakışını kalıcı olarak değiştirir.

Gönderici olarak yükümlülükleriniz

İYS yükümlülüğü, iletişimin kurulmasından doğar. Ticari elektronik ileti gönderen işletme; onayı almak, kaydını tutmak ve onay ile ret durumlarını gönderim öncesinde kontrol etmekle sorumludur.

İletinin içeriği de kurallıdır: mesajda göndericinin ticaret unvanı ve MERSİS numarası, iletişim bilgisi, iletinin konusu ve ret hakkının nasıl kullanılacağı yer almak zorundadır. Ret talebi size ulaştıktan sonra en geç üç iş günü içinde gönderim durdurulur; bekletilen ret, onaysız gönderime dönüşür.

• —Onayı alıcıdan doğrudan toplamak; hangi kanaldan alındığını kayıt altına almak
• —Onay ve ret durumunu gönderim öncesinde kontrol etmek
• —Ret taleplerini gecikmeden işlemek ve gönderim listelerine yansıtmak
• —Gönderim kimliğini (başlık) mevzuata uygun kullanmak

İşlemsel mesajlar İYS kapsamında mı?

Fatura, sipariş, randevu, kargo takibi ve doğrulama kodu gibi tanıtım amacı taşımayan iletiler ticari elektronik ileti sayılmaz; bu mesajlar için onay aranmaz. Alıcının talebiyle oluşan işlemsel bir bildirim, mevcut müşteri ilişkisinin parçasıdır.

Ancak sınır çabuk aşılır: işlemsel bir mesajın içine kampanya veya indirim duyurusu eklenirse ileti ticari nitelik kazanır ve onay kapsamına girer. İşlemsel gönderim ile kampanya gönderimini ayrı şablonlarda tutmak, bu sınırı korumanın en basit yoludur.

Pratikte ne yapmalısınız?

İYS uyumu, büyük cümlelerle değil küçük operasyon alışkanlıklarıyla sağlanır. Aşağıdaki başlıklar, denetimde ve günlük gönderimde işinizi kolaylaştırır.

• —Onay formlarında kapsamı açık yazın: hangi markadan, hangi kanaldan ileti alınacağı belirtilsin
• —İşlemsel ve ticari gönderimi ayrı listelerde tutun
• —Ret talebini aynı gün işleyin; bekletilen ret, onaysız gönderime dönüşür
• —Kampanya gönderimini mesai saatleri içinde yapın; gece saatlerinde gönderimden kaçının